MS Teams im Unterricht

Ein Workshop für Lehrkräfte.

MS Teams kann die Kommunikationszentrale Ihrer Institution werden. Verwalten Sie Inhalte für Klassen, Lehrkräfte und Schüler/innen. Verteilen Sie Dokumente, erstellen Sie Aufgaben oder kommunizieren Sie mit Schüler/innen und Kollegen/innen.

Workshop-Überblick

Der Workshop richtet sich an Lehrkräfte an Schulen. Folgende Inhalte werden behandelt:

  • In diesem Workshop lernen Sie kennen, was MS Teams leisten kann und wie Sie die Software effektiv in der Schule einsetzen können.
  • Sie lernen wie Sie MS Teams erhalten können und ausführen.
  • Sie erhalten eine grundlegende Einführung.
  • Anhand von Übungen können Sie das Gelernte später ausprobieren.
  • Am Ende des Workshops sind Sie in der Lage, Teams (Gruppen) und Kanäle (Klassen oder Projekte) zu erstellen und mit allen Team-Mitgliedern zu kommunizieren.
  • Sie werden auch lernen, wie Sie Materialien zur Verfügung stellen und wie Sie Aufgaben verteilen.

Terminologie: MS Teams steht für die Software, mit Teams ist z.B. eine Gruppe als Gemeinschaft oder Arbeitsgruppe gemeint. Farbige, kursive Worte beziehen sich auf Begriffe in der MS Teams-Software.

1. MS-Teams – Überblick und Planung

In diesem Teil werden die Leistungsfähigkeit und die Möglichkeiten, die Sie mit MS Teams haben vorgestellt.

1.1 Bei welchen Aufgaben kann Sie MS Teams unterstützen?

MS Teams unterstützt Sie bei folgenden Aktivitäten und Aufgaben:

  • Ablage und Zurverfügungstellung von Dateien.
  • Nachrichten an Klassen, Gruppen, Projektteams, einzelne Schüler/innen, Kollegen/innen, Kurse oder alle Benutzer/innen (gesamte Schule) übermitteln.
  • MS Teams kann (parallel) von einzelnen Personen, von Gruppen (Lehrkräfte, Schülervertretung, Schülern, …) oder von Projektgruppen mit ausgewählten Personen eingesetzt werden.
  • MS Teams läuft auf MS Windows, MacOS, auf Tablets, Smartphones und auf allen gängigen Browsern.
  • Die Kommunikation und alle Daten werden verschlüsselt und sind durch Benutzername und Kennwort geschützt.
  • MS Teams unterliegt den Vorgaben der DSGVO (Datenschutz Grundverordnung). Mit Stand Januar 2020 kommen erstmals Rechenzentren von Microsoft in Deutschland (Berlin und Frankfurt) zum Einsatz. Weitere Informationen zur DSGVO erhalten Sie auf den Webseiten von Microsoft und hier.
1.2 Für welche Bereiche kann man MS Teams einsetzen?

Intranet – Ersatz oder Ergänzung

MS Teams kann als Ersatz oder als Ergänzung eines bestehenden Intranets aufgebaut werden. Die Verwaltung wird dabei z.B. durch Lehrkräfte und Mitarbeiter/innen durchgeführt (Besitzer), Schüler/innen (Mitglieder) erhalten ein Recht, die Informationen zu lesen, aber nicht zu ändern oder Informationen zu erstellen. Lehrkräfte können Teams (Gruppen) erstellen, in denen sie alle gemeinsam auf Inhalte zugreifen können und das Recht besitzen, diese zu ändern oder neue Inhalte zu erstellen.

Unterrichtsplattform

Lehrkräfte und Mitarbeiter/innen können Klassen, Fächer und Materialien erstellen und verwalten. Schüler/innen können die Inhalte abrufen. Lehrkräfte und Schüler/innen können den Klassen zugeordnet werden, Fächer werden nur den Lehrkräften und Schüler/innen angezeigt, die daran teilnehmen.

1.3 Teams und Kanäle

MS Teams unterscheidet Teams als obersten Ordnungsbegriff und Kanäle, die unter den Teams angeordnet sind. Sie entscheiden wie Sie die Struktur an Ihrer Bildungseinrichtung umsetzen. Hinweis: MS Teams erstellt immer einen Kanal “Allgemein” automatisch.

Beispiel: Lehrerzimmer

Einige Lehrkräfte sind Besitzer, die das Team managen, also z.B. Mitglieder (weitere Lehrkräfte) zum Team hinzufügen und grundlegende inhaltliche Gestaltungen vornehmen. Andere Lehrkräfte sind Mitglieder. Die Kanäle beinhalten die Struktur der Themenbereiche.
Teamtyp: PLC, Besitzer: Lehrkräfte, Mitglieder: Lehrkräfte. Schüler/innen haben keinen Zugang.

Team: 2018 – Lehrerzimmer
Kanal:    Allgemein
Kanal:    Schulordnung
Kanal:    Themencafé
Kanal:    Vertretungsplan
Kanal:    Zeugniskonferenz


Beispiel: Jahrgang und Klasse

Alle Lehrkräfte einer Klasse sind Besitzer, die das Team managen, Mitglieder und Inhalte festlegen. Schüler/innen sind Mitglieder. Die Kanäle sind die Fächer.
Teamtyp: Kurs, Besitzer: Lehrkräfte, Mitglieder: Schüler/innen.

Team: 2020 – Klasse 09
Kanal:    Allgemein
Kanal:    Deutsch
Kanal:    Englisch
Kanal:    Mathematik

Vorteil: Für jedes neue Schuljahr werden neue Jahrgänge mit neuen Klassen angelegt. Die Schüler/innen können langfristig auf ihre Inhalte zugreifen.
Nachteil: Über die Jahre existieren viele Teams und es werden immer mehr – die Übersichtlichkeit könnte leiden.


Beispiel: (nur) Klasse

Alle Lehrkräfte einer Klasse sind Besitzer, die das Team managen, Mitglieder und Inhalte festlegen. Schüler/innen sind Mitglieder. Die Kanäle sind die Fächer.
Teamtyp: Kurs, Besitzer: Lehrkräfte, Mitglieder: Schüler/innen.

Team: Klasse 09
Kanal:    Allgemein
Kanal:    Deutsch
Kanal:    Englisch
Kanal:    Mathematik

Vorteil: Für jedes neue Schuljahr werden die “alten” Klassen gelöscht und neue Klassen mit der selben Bezeichnung angelegt. Dadurch bleibt die Anzahl der Teams begrenzt und übersichtlich.
Nachteil: Die Schüler/innen können nicht auf die Teams (Klassen) der Vorjahre zugreifen.


Beispiel: Klassen-Unterrichtsfach mit Unterteilungen

Alle Lehrkräfte des spezifischen Fachs sind Besitzer, die das Team managen, Mitglieder und Inhalte festlegen. Schüler/innen sind Mitglieder.
Teamtyp: Kurs, Besitzer: Lehrkräfte, Mitglieder: Schüler/innen.

Team: Klasse 10 – Deutsch
Kanal:    Allgemein
Kanal:    Grammatik
Kanal:    Prüfungsvorbereitung
Kanal:    Rechtschreibung

Vorteil: Einzelne Fächer können durch Kanäle untergliedert werden und somit eine sehr sinnvolle Struktur bieten.
Nachteile: Durch die große Anzahl der Fächer kann es unübersichtlich werden. Zum Schuljahreswechsel muss ein erheblicher Aufwand bei der Neuerstellung der Fächer betrieben werden.

Sie sehen, dass die Umsetzung von Teams und Kanälen abhängig von Ihren Bedürfnissen und Planungen ist. Sie entscheiden, welche Struktur Sie verwenden. Einen vorgegebenen richtigen oder falschen Weg gibt es nicht. Aus der Erfahrung erscheint es mir jedoch wichtig zu sein, nur eine Struktur für die gesamte Bildungseinrichtung vorzugeben, damit die Schüler/innen ein einheitliches Bild für alle Teams vorfinden und sich nicht laufend an unterschiedliche Strukturen anpassen müssen.

1.4 Möglicher Ablauf beim Einsatz von MS Teams

Der Ablauf beim Aufbau von neuen Teams und Kanälen könnte so aussehen:

Schritt 1: Nachdem MS Teams installiert oder im Web aufgerufen wurde, können Sie beginnen. Zunächst werden die eigentlichen Teams, also die Gruppen angelegt.

Schritt 2: Danach überlegen Sie, welche Lehrkräfte und Schüler/innen auf die Inhalte, die wir später hinterlegen, zugreifen werden und fügen diese den entsprechenden Teams hinzu. Dies kann jedoch auch später erfolgen.

Schritt 3: Als nächstes werden die Kanäle (Klassen, Fächer oder Projekte) angelegt. Wir empfehlen immer eine eindeutige Namensgebung. Nehmen Sie sich etwas Zeit für die Namensfindung, da spätere Änderungen am Namen nur schwer durchzuführen sind.

Schritt 4: Abschließend stellen Sie Materialien (Dateien) zur Verfügung und binden ggf. Apps und Webseiten ein.

Schritt 5: Nun sind Sie startklar, Sie können mit der Kommunikation beginnen.

1.5 MS Teams beziehen, starten und an MS Teams anmelden
Beziehen
  • Ein Download der MS Teams App für MS Windows oder Mac erfolgt hier: https://teams.microsoft.com/downloads
  • Der Download für Smartphones oder Tablets wird im App- oder Play Store abgewickelt. Suchbegriff: Microsoft Teams.
  • Wenn Sie bereits MS Teams im Browser ausführen, können Sie von dort aus auch die App herunterladen.
Starten
  • MS Teams kann online im Browser aufgerufen werden: https://portal.office.com
  • Wenn die MS Teams-App installiert haben, können Sie sie starten.
Anmelden
  • Die Anmeldung an MS Teams erfolgt über einen Benutzername (Aufbau wie eine E-Mailadresse) und ein Passwort: z.B. hildebrand@lerne-einfach.de und 3CN4!aX2.
  • Falls Sie eine Einladung zu einer MS Teams-Besprechung erhalten haben (z.B. über einem Link in einer E-Mail oder eine Besprechungsanfrage), können Sie auch ohne Besitz einer Lizenz an der MS Teams-Besprechung teilnehmen.

Es entstehen keine Kosten oder In-App Gebühren (abgesehen evtl. von Gebühren für die Nutzung des Internets), wenn Sie MS Teams nutzen. MS Teams kann auch, mit der für Bildungseinrichtungen, kostenfreien MS Office 365 A1-Version (Web-Apps) betrieben werden.

1.6 MS Teams auf unterschiedlichen Plattformen und Devices

MS Teams kann auf unterschiedlichen Devices und Plattformen genutzt werden. Allerdings sind nicht alle Funktionen überall verfügbar. Verschaffen Sie sich einen Überblick.

Funktionsübersicht

1.7 Die Planung von MS Teams

Wir empfehlen sich bereits frühzeitig mit der Planung der benötigten Teams (Gruppen) und Kanäle (Projekte) beschäftigen. Berücksichtigen Sie beispielsweise folgende Punkte:

Team Kanal Besitzer Mitglieder Bemerkung
Klasse 7B Deutsch Alle Lehrkräfte der 7B Schüler der 7B Alle SuS der 7B haben Geräte und Internet zu Hause
  Englisch      
  Geschichte      
alternativ:        
Geschichte 8A – A – Grundlegende Infos Frau Müller Schüler der 8A Kann nur in der Schule benutzt werden nicht alle SuS haben Internet zu Hause
  8A – B – Deutsche Geschichte      
  8A – C – Europäische Geschichte      

 

In Ihrer Planung sollten Sie auch Gedanken zur Verfügbarkeit einbringen. Ist in den für die Projektarbeit genutzten Räumen Internet zugänglich? Haben und dürfen alle einbezogenen Personen eigene Geräte für die Nutzung einsetzen? Haben alle Personen von zu Hause Zugang zum Internet? Muss die Infrastruktur in der Schule verändert/verbessert werden?

Weitere Themen könnten folgende sein:

  • Hardwareanschaffung
  • W-LAN-Ausleuchtung
  • Trainings für Lehrkräfte
  • Einverständnis der Eltern und ggf. der Schüler/innen
  • Mittelbeschaffung / Medienentwicklungsplan
  •  …

2. Teams und Kanäle erstellen und anpassen

In diesem Teil lernen wir, wie wir Teams und Kanäle erstellen und wie Sie Lehrkräften (und ggf. Schüler/innen) zuordnen können.

2.1 Ein Team (Gruppe) erstellen
  • Klicken Sie links in der Symbolleiste auf Teams, dann (unten, links) auf Team beitreten oder erstellen.

  • Wählen Sie dann Team erstellen.
    Hinweis: Sie können auch Codes erstellen, die Sie für den Beitritt zu einem Team verteilen können.

  • Wählen Sie den Teamtyp aus. In der Regel wählen Sie Kurs für die Arbeit mit einer Klasse und PLC für das Kollegium. Mitarbeiter ist vergleichbar mit Kurs, jedoch ausschließlich für Lehrkräfte und Mitarbeiter/innen. Andere richtet sich an Gruppen, in denen jede Person die gleichen Rechte besitzt. Das könnte zum Beispiel ein angeschlossener Sport- oder Förderverein sein. Im Grunde stellt sich die Frage, welcher Personenkreis welche Rechte erhalten soll. Falls Personen, die nicht zu Ihrer Institution gehören, ebenfalls einbezogen werden sollen, muss dies zuvor durch die oder den Administrator/in zugelassen werden.

  • Geben Sie nach der Auswahl des Typs den Namen des Teams ein, z.B. Schulordnung, optional können Sie auch eine Beschreibung hinzufügen.

  • Nun können Sie dem Team Mitglieder (Schüler/innen) und Besitzer (Lehrer) hinzufügen. Abschließend können Sie Kursmaterialien hochladen oder ein Notizbuch einrichten. Am unteren Rand haben Sie die Möglichkeit die Kommunikation sofort mit einem Chat zu beginnen.
2.2 Gruppen, Klassen und Projekte – Teams und Kanäle
  • Gruppen, Klassen (aber auch Fächer) können ein Team sein (z.B. Lehrkräfte, Klasse 4b oder das Fach Deutsch).
  • Projekte, Fächer oder Untergruppen von Fächern  können Kanäle in einem Team (z.B. Schuljubiläum, Deutsch oder Freies Schreiben; Grammatik).
  • Ein Kanal wird eindeutig betitelt, z.B. Klasse 4b.
  • In jedem Kanal können Dateien, Links und weitere Inhalte abgelegt werden. Zusätzlich können in jedem Kanal auch Unterhaltungen (Chats) per Tastatur und Besprechungen per Audio oder per Video geführt werden.
  • Zusätzliche Apps oder Webseiten können zugeordnet werden.
2.3 Einen Kanal in MS Teams erstellen
  • Klicken Sie in der Menüleiste links auf Teams und wählen Sie ein Team aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen („drei Punkte“), rechts neben dem Team-Namen.
  • Anschließend wählen Sie Kanal hinzufügen aus dem Menü aus.
  • Geben Sie den Kanalnamen  und optional eine Beschreibung ein. Wählen Sie unter Datenschutz, wer Zugang zu diesem Kanal erhalten soll. Mit einem Klick auf das Optionsfeld erhalten alle Mitglieder den neuen Kanal in der Kanalliste angezeigt.

2.4 Einstellungen von Teams und Kanälen anpassen
  • Klicken Sie auf das Symbol . Sie finden das Zahnrad je nach Layout oben, rechts der Mitte (im Raster-Layout) oder unten, links der Mitte (im Listen-Layout, rechts neben Team beitreten oder erstellen).
  • Wählen Sie Ansicht wechseln. In der Rubrik Allgemein können Sie das Design und das Layout wählen und Einstellungen für die Anwendung und Sprache vornehmen.
  • Für die weitere Bearbeitung wählen Sie bitte das Layout mit dem Namen Liste aus.
  • Bitte überprüfen Sie die weiteren Einstellungen für Datenschutz und Benachrichtigungen und passen Sie die Optionen gegebenenfalls nach Ihren Bedürfnissen an.

Hinweis: Die Einstellungen können zwischen Web-App und Desktop-App abweichen.

Einen schnellen Weg zu den Einstellungen erhalten Sie mit der Tastenkombination [Strg] + [,]. Die Tastatursprache muss dabei auf Deutsch (Deutschland) eingestellt sein.

 

2.5 Teams ein- und ausblenden

Es kann sinnvoll sein, Teams auszublenden um nur Ihre eigenen Teams anzeigen zu lassen und um einen besseren Überblick zu erhalten.

  • Klicken Sie rechts neben einen Team-Namen, den Sie ausblenden möchten, auf Weitere Optionen (…). Danach wählen Sie Ausblenden.
  • Unter der Auflistung der Kanäle wird nun Ausgeblendete Teams angezeigt. Alle ausgeblendeten Teams werden hierhin verschoben. In diesem Bereich können Sie die Teams wieder auf Anzeigen umstellen, damit sie angezeigt werden.
2.6 Teams und Kanäle umbenennen und löschen

Gehen Sie sorgsam mit den folgenden Möglichkeiten um.

  • Sie können Teams umbenennen, wenn Sie rechts hinter dem Teamname auf weitere Optionen () klicken und Team bearbeiten auswählen. Zusätzlich können Sie hier die Einstellungen für den Datenschutz ändern und einen Arvatar (Team-Bild) auswählen.
  • Mit einem Klick hinter den Teamname auf weitere Optionen (…), gelangen Sie zu Team löschen.
  • Für Kanäle gilt sinngemäß dasselbe wie für Teams. Unter den weiteren Optionen (…) befinden sich die Auswahlen für Team bearbeiten und Team löschen.

Hinweis: Der automatisch erstellte Kanal Allgemein lässt sich nicht umbenennen oder löschen. Er wird nur gelöscht, wenn das entsprechende Team gelöscht wird.

 

2.7 Die Mitglieder eines Teams

Benutzer/innen haben in MS Teams unterschiedliche Rechte:

  • Besitzer (= Lehrer/innen) Schreib- und Leserechte, Mitglieder verwalten, Teams und Kanäle anlegen und löschen.
  • Mitglieder (=Schüler/innen oder evtl. auch Lehrkräfte in PLC) eingeschränkte Schreibrechte, Leserechte.
  • Die Rollen Besitzer und Mitglied können individuell zugeordnet werden.

 

  • Alle Lehrer können Besitzer sein.
  • Der Teamtyp hat Auswirkungen auf die Rechte.
  • Auch die zugewiesene Lizenz hat Auswirkungen auf die Rechte. Somit haben Benutzer/innen mit eine Lizenz für Schüler und Studenten nicht das Recht PLC-Teams anzulegen – dies ist Benutzer/innen mit einer Lizenz für Lehrkräfte vorbehalten.

3. Arbeiten mit Dateien und Apps

Ein großer Vorteil in MS Teams ist das Arbeiten mit Apps und das Verteilen von Materialien. Im Folgenden lernen Sie, wie Sie unterschiedlichste Dateien und Apps zur Verfügung stellen können.

3.1 Eine Datei hochladen
  • Wählen Sie ein Team aus, in dem sich ein Kanal befindet, dem Sie eine oder mehrere Dateien zur Verfügung stellen möchten.
  • Wählen Sie den gewünschten Kanal aus.
  • Klicken Sie auf Dateien, dann auf Neu. Nun können Sie einen neuen Ordner oder z.B. ein MS Word-, MS Excel oder MS PowerPoint Dokument erstellen und speichern.
  • Wenn Sie auf Dateien und dann auf Hochladen klicken, können Sie bereits erstellte Dateien von Ihrem Device oder z.B. von einem USB-Stick oder MS OneDrive direkt hochladen.
  • Probieren Sie die anderen Optionen unter Dateien aus. Die Apps zum Erstellen (z.B. Word, Excel, PowerPoint,…) sind in MS Teams integriert.
3.2 Eine Datei öffnen, herunterladen oder entfernen
  • Wenn Sie in der Ansicht Dateien auf die weiteren Optionen (…) rechts hinter einer Datei klicken, werden Ihnen Optionen zum Öffnen, Herunterladen, Löschen und weitere angeboten.
  • Wenn Sie Dateien herunterladen, werden sie in der Regel in dem Standard-Ordner (unter MS Windows: Downloads) auf Ihrem PC abgespeichert. Dieser Vorgang ist vergleichbar mit Dateien, die Sie aus dem Internet herunterladen.

3.3 Apps und Webseiten einbinden

Sehr hilfreich kann das Einbinden von Apps oder Webseiten in Kanälen sein. Die entsprechende Funktion ist Registerkarte hinzufügen und befindet sich in der Anzeige eines Kanals oben hinter dem Kanal-Name rechts. Sie ist mit dem Symbol „+“ dargestellt.

  • Klicken Sie auf das Symbol „+“

  • Die Auswahl für Registerkarte hinzufügen erscheint. Sie erhalten eine Anzeige der gängigen Apps, gefolgt von zahlreichen Apps unterschiedlichster Anbieter. In diesem Beispiel möchte ich unsere Webseite (https://certnet.de) zum Kanal hinzufügen.
  • Klicken Sie auf Website.

  • Als Name vergeben Sie CERTNET-Webseite und die URL lautet https://certnet.de. Nach der Eingabe klicken Sie auf Speichern.
  • Nun ist die Webseite im Kanal eingebunden und wird dort angezeigt.

Über den gleichen Weg können Sie andere Apps, wie zum Beispiel Forms, OneNote, Word, Excel, aber auch die Anzeige von PDFs einbinden.

Durchsuchen Sie die Apps und verschaffen Sie sich einen Überblick und probieren Sie das Einbinden unterschiedlichster Apps aus.

 

 

4. Mit Kollegen und Schüler/innen kommunizieren

MS Teams bietet Chats, Anruf und Video-Unterhaltungen an, die Sie zur Kommunikation mit anderen nutzen können.

4.1 Kommunikation mit Teams und Kanälen
Auswahl der Kommunikationspartner
  • Unterhaltung mit einem Team (alle Personen im Kanal Allgemein)
    • Wählen Sie das gewünschte Team aus und klicken Sie auf den Kanal Allgemein.
  • Unterhaltung mit einem Kanal (z.B. alle Personen des Kanals Deutsch)
    • Wählen Sie das gewünschte Team, z.B Klasse 7b aus und klicken Sie auf den gewünschten Kanal, z.B. Deutsch.
Starten der Kommunikation
  • Starten Sie einen Chat in der unteren Zeile (beginnend mit Neue Unterhaltung).
  • Unter der Eingabezeile befinden sich weitere Optionen
    Sie können hier den Chat formatieren, Dateien anfügen, Emojis nutzen, animierte GIFs einblenden, Aufkleber hinzufügen, eine Video-Besprechung starten (Jetzt besprechen“ anklicken), Streams verknüpfen, Lob aussprechen und Apps (z.B. Forms) mit dem Chat verknüpfen.
  • Chats werden angezeigt und aufgezeichnet (ähnlich WhatsApp). Dies ist auch ein Vorteil von MS Teams, da Personen, die erst später in einen Chat einsteigen alle Informationen (alles Geschriebene) im Nachhinein lesen können.

Bitte probieren Sie alle Möglichkeiten in Ruhe aus.

4.2 Kommunikation mit einzelnen Schüler/innen und Kollegen/innen und Bildschirmübertragung
  • Wählen Sie in der Symbolleiste links Chat aus. Danach wählen Sie eine Person aus den zuletzt verwendeten Personen oder aus den Kontakten aus. Mit der Filter-Funktion können Sie nach Wortsegmenten aus den Kontakten filtern („Le“ ergibt z.B. Leon und Lena). Im Feld „Suche“ können Sie auch den Namen einer Person mit der Sie den Chat durchführen möchten, eingeben.
  • Wenn Sie weitere Personen in den Chat aufnehmen möchten, klicken Sie auf Kontakt hinzufügen (oben, rechts) und fügen Sie weitere Personen hinzu.
    Starten Sie den Chat in der unteren Zeile (beginnend mit Neue Unterhaltung).
  • Unter der Eingabezeile befinden sich weitere Optionen .
  • Sie können hier den Chat formatieren, Zustellungsoptionen (z.B. „Dringend“) festlegen, Dateien anfügen, Emojis nutzen, animierte GIFs einblenden, Aufkleber hinzufügen, eine Besprechung planen, Streams verknüpfen, Lob aussprechen und z.B. Forms weitere Apps in den Chat verknüpfen.
  • Mit den Symbolen (oben rechts, bzw. in der Besprechung verfügbar) können Sie einen Videoanruf oder einen Audioanruf starten. Das dritte Symbol Bildschirmübertragung starten bietet die Möglichkeit, Ihren Screen mit den Chat-Teilnehmern zu teilen. Beim Teilen des Bildschirms können Sie die Anzeige auf einzelne Fester oder den kompletten Screen beschränken. Die Desktop- und Web-App sind hier etwas unterschiedlich gestaltet.
    Hinweis: Vergessen Sie nicht, am Ende des Gesprächs und gerade beim Teilen des Bildschirms aufzulegen (rotes Höhrer-Symbol). Andernfalls werden Audiosignale und Bildschirminhalte weiterhin übertragen.
  • (Tastatur-) Chats werden angezeigt und aufgezeichnet (ähnlich WhatsApp).

Hinweis: Es gibt viele Einstellungen, die durch die Administration festgelegt werden können. Z.B. Warteraumeinstellungen vor Besprechungen, Steuerung der Mute-Funktion, usw.

4.3 Unterschiede bei Besprechungen mit einzelnen Personen oder Teams

Einzelne Personen (Start über Chat):
Nachdem sie eine Person ausgewählt haben, starten Sie den Audio- oder Videoanruf. Erst wenn die Person das Gespräch annimmt, können Sie das Gespräch durchführen oder den Bildschirm teilen.

Ein Team ansprechen (Start über Teams und den Kanal):
Sie können sofort mit einem Videogespräch beginnen, ohne die Teilnahme aller Mitglieder eines Teams. Sie können sich die aktuellen Teilnehmer (auf der rechten Seite) anzeigen lassen.

5. Zusätzliche Informationen und Einstellungen

In diesem Kapitel werden ergänzende Informationen zu MS Teams angesprochen.

5.1 Tastenkombinationen

Das Arbeiten mit Tastenkombinationen kann die Nutzung von MS Teams noch effektiver gestalten. Nachfolgend erhalten Sie eine Auflistung der gängigen Kombinationen:

5.2 Einstellungen

Hinweis: Der Umfang der Menüs und Optionen unterscheidet sich zwischen der Desktop-AP und der Web-App, die Web-App bietet weniger Funktionalität.

Wie Sie die Anzeige von Teams und Kanälen anpassen können, haben wir bereits im Kapitel Einstellungen von Teams und Kanälen anpassen aufgezeigt. Nun schauen wir uns noch weitere Einstellungen an. Rufen Sie die Einstellungen mit [Strg] + [,] auf.

Datenschutz
  • In diesem Bereich können Sie einstellen, ob jemand und wenn, wer zu Ihnen durchdringen darf, wenn Ihr Status „Nicht stören“ ist.
  • Sie können Kontakte blockieren.
  • Erteilen oder verweigern Sie Lesebestätigungen.
  • Schalten Sie die Teilnahme an Umfragen an oder aus.

Benachrichtigungen
  • Hier konfigurieren Sie die Art und Weise, wie Ihnen Benachrichtigungen auf unterschiedliche Aktionen angezeigt werden.
  • Banner bedeutet, dass die Benachrichtigung relativ groß und auffällig in einem Kasten (Banner) angezeigt wird.
  • Nur im Feed anzeigen bedeutet, dass die Anzahl der Benachrichtigungen innerhalb eines roten Kreises angezeigt wird. Wenn Sie zum Beispiel 3 Benachrichtigungen im Chat erhalten haben, wird die Zahl 3 in einem roten Kreis in der Symbolleiste Chat angezeigt.
  • Über einige Aktionen können Sie sich auch per E-Mail benachrichtigen lassen.

Bitte setzen Sie sich noch mit den weiteren Einstellungen auseinander – probieren Sie sie aus.

5.3 Teams Besprechungen und Live Ereignisse

Das man mit MS Teams Viedeo-Konferenzen (Besprechungen) abhalten kann und dabei z.B. den Bildschirm teilen kann, gehört zum Standard. Aber wie wird die max. Anzahl der Teilnehmer/innen geregelt?

  • Sie können mit jeder Lizenz (MS Office A1 (kostenfrei), A3 oder A5 (kostenpflichtig)) immer Besprechungen mit bis zu 250 Teilnehmer/innen durchführen.
  • Wenn Sie über eine kostenpflichtige MS Office oder Microsoft A3 oder A5 Lizenz verfügen, können Sie sogenannte Live Ereignisse mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen durchführen. Evtl. muss noch etwas in den Microsoft Admin Center Ihres Tenants (Office 365-Umgebung) angepasst werden. Sprechen Sie Ihren/e Admininistrator/in oder uns darauf an.
  • Es sind noch weitere Lizenzen verfügbar, die Live Ereignisse ermöglichen – sprechen Sie uns einfach an.
5.4 Teams archivieren, wiederherstellen und löschen

Wenn Teams nicht mehr benötigt werden, können sie archiviert oder gelöscht werden. Dies ist jedoch nur mit Admin-Rechten möglich, d.h. ein „normaler“ Benutzer kann keine Teams archivieren oder löschen. Archivierte Teams können wiederhergestellt werden.

Archivierte Teams können reaktiviert werden, aber Sie können ein gelöschtes Team nicht unmittelbar wiederherstellen. Erwägen Sie zuerst die Archivierung des Teams, und verschieben Sie den Löschvorgang, bis Sie sicher sind, dass Sie das Team nicht mehr benötigen.

Archivieren eines Teams

  • Wählen Sie im Admin Center (https://admin.microsoft.com) die Option Teams aus.
  • Wählen Sie ein Team aus, indem Sie auf den Teamnamen klicken.
  • Wählen Sie Archivieren aus. Eine Warnmeldung wird angezeigt.
  • Wenn Sie verhindern möchten, dass Benutzer den Inhalt auf der SharePoint-Website und der wiki-Registerkarte Bearbeiten, die dem Team zugeordnet ist anzeigen kann, wählen Sie die SharePoint-Website für Teammitglieder schreibgeschützt machen aus. (Die Besitzer von Teams können diesen Inhalt weiterhin bearbeiten.)
  • Wählen Sie Archivieren aus, um das Team zu archivieren. Der Status des Teams wird in Archiviert geändert.

Löschen eines Teams

Wenn das Team in Zukunft nicht mehr benötigt wird, dann können Sie es löschen, anstatt es zu archivieren. Führen Sie folgende Schritte aus, um ein Team zu löschen.

  • Wählen Sie im Admin Center Teams aus.
  • Wählen Sie ein Team aus, indem Sie auf den Teamnamen klicken.
  • Wählen Sie Löschen aus. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt.
  • Wählen Sie Löschen aus, um das Team endgültig zu löschen.

Hinweis: Mittlerweile können Teams von Besitzern direkt in MS Teams gelöscht werden.

Wiederherstellen eines archivierten Teams

Dieser Vorgang ist etwas umfangreicher und erfordert tiefergehende Kenntnisse. Eine Anleitung finden Sie hier.

5.5 Teams und Kanäle umbenennen

Teams und Kanäle können über die weitere Optionen () hinter dem Team- oder Kanalname bearbeitet und umbenannt werden.

Teams umbenennen

  • weitere Optionen () anklicken
  • Team bearbeiten auswählen
  • Teamname ändern 
  • Klicken Sie auf Aktualisieren

Kanäle umbenennen

  • weitere Optionen () anklicken
  • Diesen Kanal bearbeiten auswählen
  • Kanalname ändern 
  • Klicken Sie auf Speichern

6. Aufgaben

In MS Teams gibt es Möglichkeiten Aufgaben an die Schüler/innen zu verteilen. 

6.1 Aufgaben Übersicht

Aufgaben können nur für Teams erstellt werden, die mit dem Teamtyp Kurs“ erstellt wurden.

Hinweis: Es kann einige Zeit dauern, bevor Sie für einen neu erstelltes Kurs-Team Aufgaben erstellen können.

  • Beginnen Sie mit einem Klick auf Aufgaben im Menü links
  • Wählen Sie einen Kurs aus und klicken Sie auf Weiter
    Hinweis: Es kann einige Zeit vergehen, bis ein gerade erstellter Kanal in der Auswahl sichtbar ist.
  • Sie erhalten eine Übersicht über evtl. bestehende Aufgaben, klicken Sie unten auf Erstellen
  • Wählen Sie Aufgabe oder Quiz aus (wir erstellen eine Aufgabe)
  • Bearbeiten Sie die folgenden Felder:

  • Mit der Funktion Speichern können Sie die Aufgabe zunächst als Entwurf speichern. Zuweisen startet die Verteilung an die Schüler/innen. Verwerfen spricht für sich selbst.
  • In der Übersicht der Aufgaben sehen Sie Entwürfe, zugewiesene Aufgaben und benotete Aufgaben.
  • Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, können Sie die Aufgabe bearbeiten und die Schüleransicht auswählen.

Evtl. ist es Ihnen nicht erlaubt Punkte zu vergeben, dann nutzen Sie diese Funktion nicht oder zum Beispiel nur zum Kennzeichnen: 0 Punkte = Aufgabe wurde nicht abgegeben, 1 Punkt = Aufgabe wurde abgegeben.

Bitte probieren Sie die Funktionen ausgiebig aus.

7. Kalender

Der Kalender in MS Teams bietet umfangreiche Funktionen an.

7.1 Kalender Übersicht

Der Kalender in MS Teams hat unterschiedliche Aufgaben. Sie können …

  • Besprechungen für Kanäle erstellen.
  • Besprechungen mit externe Teilnehmer/innen erstellen (sofern vom Admin zugelassen).
  • Besprechungen mit Teilnehmer/innen in der Organisation erstellen. Eingeladene Personen haben oben im Kalender die Funktion RSVP (répondez s’il vous plaît, deutsch: bitte antworten Sie) und können Termine annehmen, einen anderen Termin vorschlagen oder ablehnen.
  • Liveereignisse planen (soweit vom Admin zugelassen).
    An Standard-Video-Chats können bis zu 250 Personen teilnehmen, Liveereignisse lassen bis zu 10.000 Personen zu.
  • sofort eine Besprechung starten (Jetzt besprechen).
  • Ihren persönlichen Kalender führen.

Wenn Sie einen Besprechungstermin planen, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum im Kalender oder auf + Neue Besprechung (oben rechts). Sie gelangen zur folgenden Ansicht:

Falls Liveereignisse zugelassen sind, können Sie es über den Pfeil nach unten rechts, hinter + Neue Besprechung erstellen.

Hinweis: Wenn Sie eine Besprechung stattfindet und MS Teams aktiviert ist, bekommen Sie eine Meldung, inkl. Button zur Teilnahme an der Besprechung, wenn diese beginnt.

7.2 Synchronisation mit MS Outlook 365

Wenn Sie die Desktop-App für MS Outlook 365 mit demselben Account benutzen wie MS Teams, synchronisieren sich beide Kalender automatisch. Sie können auch in MS Outlook MS Teams-Besprechungen planen und Einladungen an Personen versenden. Die Empfänger/innen benötigen selbst keine MS Teams Lizenz um an einer Besprechung  (im Browser) teilzunehmen.

8. Übungen und Fragen zu MS Teams

Hier haben Sie die Gelegenheit das Erlernte praktisch umzusetzen. Darüber hinaus werden Ihnen Fragen zu MS Teams gestellt.

 

8.1 MS Teams-Übungen
Kanäle
  • Legen Sie im Team Lehrerzimmer einen Kanal Stundenplan– Ihr Name an, z.B. Stundenplan – Ina Wuttig
  • Blenden Sie die Kanäle aus, die Sie nicht betreffen
Dateien hochladen
  • Wechseln Sie in das Team Lehrerzimmer.
  • Öffnen Sie den Kanal Stundenplan– Ihr Name und wechseln Sie in den Reiter Dateien.
  • Erstellen Sie einen neuen Ordner Vorbereitung.
  • Erstellen Sie im Ordner ein Word-Dokument mit dem Namen Vorbereitung zum Stundenplan.docx. Erstellen Sie einen beliebigen Screenshot, speichern Sie ihn ab und laden Sie das Dokument in dem gleichen Ordner hoch.
  • Erstellen Sie im Ordner ein Excel-Dokument mit dem Namen Jubiläumsfeier.xlsx. Erstellen Sie eine kurze Liste mit Teilnehmer/innen, speichern Sie sie ab und laden Sie sie in dem gleichen Ordner hoch.
Dateien markieren, löschen und herunterladen
  • Markieren Sie eine oder mehre Dateien. In unserem Beispiel bitte die Excel-Liste mit der Teilnehmerliste.
  • Laden Sie eine oder mehrere Dateien auf Ihr Device (lokal) herunter. Öffnen Sie den Ordner Downloads auf Ihrem Rechner. Die heruntergeladenen Dateien sollten sich in diesem Ordner befinden.
  • Öffnen Sie in MS Teams eine Ihrer vorhandenen MS Word Dateien. Es wird sich in MS Teams MS Word Online mit dem gewählten Dokument öffnen und der Inhalt wird angezeigt.
  • Löschen Sie in MS Teams, in Ihrem Kanal die MS Word Datei. Belassen Sie alle anderen Dateien unberührt.
Unterhaltungen / Chat
  • Schreiben Sie eine Nachricht an ein komplettes Team
  • Schreiben Sie eine Nachricht, die mit @ beginnt. Diese Nachricht sollte nun bei allen Teilnehmern aufpoppen.
  • Wechseln Sie ganz links im Menü Chat.
  • Schreiben Sie eine Nachricht an einen beliebigen Teilnehmer des Workshops. Benutzen Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen zum Auffinden des/der Empfängers/in.
Termine
  • Erstellen Sie einen persönlichen Termin, nur mit Inhalten für Sie selbst.
  • Laden Sie ein/e Kollegen/in zu einer Besprechung ein. 
  • Laden Sie einen Kanal zu einer Besprechung ein.

Wenn möglich schauen Sie sich an, wie die Einladungen bei den eingeladenen Personen aussehen.

Aufgaben
  • Erstellen Sie eine Aufgabe für einen Kanal
  • Speichern Sie sie zunächst
  • Verteilen Sie eine gespeicherte Aufgabe
  • Schauen Sie sich die Schüleransicht der Aufgabe an
8.2 Fragen zu MS Teams
Bitte kopieren Sie die folgenden Fragen und fügen Sie sie mit Ihren Antworten in ein Word-Dokument ein. Das Word-Dokument soll sich am Ende in einem Teams-Ordner unseres Workshops befinden. Wählen Sie einen eindeutigen Dokument-Namen aus, z.B. MS Teams Fragen – Ihr Vor- und Nachname.
  • Auf welchen Endgeräten (Devices) kann man MS Teams nutzen?
  • Läuft MS Teams unter Linux?
  • Kann man eine Audio-Datei in Teams speichern und abspielen?
  • Müssen alle Mitarbeiter in allen Kanälen vertreten sein?
  • Ist es möglich MS Teams in einer installierten Anwendung (App) auf einem Windows PC, auf einem Mac und unter Linux zu betreiben?
  • Haben die Apps für Tablets und Smartphones den selben Umfang wie die App für MS Windows?
  • Ist es grundsätzlich möglich, Personen, die nicht zur Schule gehören auch in ein Team aufzunehmen?
  • Wie rufen Sie schnell die Einstellungen von MS Teams auf (Tastenkombination)?
  • Können Sie Termine erstellen, die nur Sie in Ihrem Kalender sehen können?
  • Kann man Aufgaben an Kanäle in PLC-Teams senden?
8.3 Zusätzliche Übungen
Falls Sie Lust und Zeit haben, können Sie versuchen, die folgenden Aufgabe zu lösen:
Aufgabe 1: Apps in MS Teams nutzen
  • Verschaffen Sie sich einen Überblick über Apps, die zur Einbindung in MS Teams zur Verfügung stehen.
  • Laden Sie die App Forms in einem Übungs-Kanal.
  • Erstellen Sie ein Quiz mit 4 Fragen zu Ihrem (oder einem möglichen) Hobby.
Aufgabe 2: Mit Outlook eine MS Teams-Besprechung erstellen
  • Erstellen Sie eine MS Teams Besprechung mit MS Outlook. (Beginnen Sie in der App Outlook und erstellen Sie eine Besprechung)
  • Laden Sie eine Kollegin oder einen Kollegen für heute (z.B. in 15 Minuten) zu dieser Besprechung ein.
  • Verfolgen Sie den Ablauf der Einladung und führen Sie die Besprechung durch (evtl. nur Chatten).
  • Teilen Sie Ihren Bildschirm während der Besprechung.

Hinweis: Diese Themen haben wir noch nicht behandelt – Es ist kein Problem, wenn Sie diese Aufgabe nicht erledigen.

8.4 Hilfe

Da Teams sehr verbreitet ist, gibt es ein großes Angebot von Hilfen und Lernmaterialien:

  • Innerhalb von MS Teams erhalten Sie Hilfe über den entsprechenden Button (unten, links).
  • Nutzen Sie Suchmaschinen im Internet für die Suche von Themen zu MS Teams.
  • Video-Plattformen, wie z.B. YouTube bieten unzählige Videos zu unterschiedlichsten MS Teams-Themen an.
  • Mailen Sie uns (info@certnet.de), rufen Sie uns an (+49 (561) 81679120), oder buchen Sie einfach online einen Besprechungstermin mit uns.
8.5 Eine kurze Zusammenfassung
  • MS Teams bietet eine Struktur aus unterschiedlichen Teams (Gruppen) und aus Kanälen (Projekten).
  • Jedes Team erhält …
    • Chat-Funktionen
    • eine Ablagemöglichkeit für Dateien inkl. Ordnerstruktur
    • Möglichkeiten zur Einbindung von z.B. Webseiten, Umfragen, …
    • einen Aufgabenbereich
    • einen Kalender für Schüler und Lehrer
  • Viele Aktivitäten in MS Teams lassen sich durch Einstellungen anpassen
    • Mit [Strg] + [,] starten Sie die Einstellungen
  • Der Zugriff auf Teams wird durch Ihren Benutzername (E-Mailadresse der Schule) und ein Passwort geschützt.
  • Beim Teilen von Informationen und Dateien bestimmen Sie, wer dazu Zugang erhält.
8.6 Häufig gestellte Fragen

Im Rahmen von Webcasts, Workshops und Schulungen kamen immer wieder folgende Fragen auf:

  • MS Teams und MS Office 365 A1 sind kostenfrei. Da mir aber die Desktop-Apps mit dem größerem Leistungsumfang und der Möglichkeit offline zu arbeiten fehlen möchte ich in unserer Schule die kostenpflichtige Version Office 365 A3 einsetzen. Wie hoch sind die Kosten?
    Die Version von MS Office 365 A3 kostet zurzeit (Juli 2020) ca. 28,50 € pro Jahr. Um sie allen Lehrkräften und Schüler/innen kostenfrei zur Verfügung zu stellen, müssen alle Mitarbeiter/innen und Mitarbeiter (mit Computer-Nutzung), sowie alle Freiberufler/innen (mit Computer-Nutzung) mit einem Arbeitsstundenumfang von 200 Stunden oder mehr pro Jahr gezählt werden. Die Anzahl wird mit 28,50 € multipliziert. Weitere infos finden Sie hier.

 

  • Ist die MS Office 365 A1 Lizenz nur für einen bestimmten Zeitraum kostenlos? Bzw. könnte es sein, dass die Lizenz kostenpflichtig wird?
    Zurzeit ist uns nicht bekannt, dass die A1-Version auslaufen wird oder kostenpflichtig wird. Das bedeutet, soweit uns bekannt ist, bleibt MS Office 365 A1 langfristig, kostenfrei verfügbar.

 

  • Ich arbeite mit einem Ipad Pro, kann es sein, dass hier nicht alle Anwendungen möglich sind? Ich konnte in der App-Version beispielsweise in den Videokonferenzen keine Optionen anpassen, z.B. das nur der Lehrer sprechen kann, o.Ä.
    Tatsächlich weicht der Leistungsumfang zwischen der Installierten Teams-Version von denen für das Web, für Tablets und für Handys ab. Nicht alle Optionen funktionieren auf allen Betriebssystemen und Geräten.

 

  • Wo kann ich MS Teams ausprobieren, wenn ich noch keinen Zugang von meiner Schule habe?
    Hier gelangen Sie an Informationen zur kostenlosen Version von MS Teams. Sie können jedoch Ihre komplette Schule einfach zur kostenfreien Version von MS Office 365 (inkl. MS Teams) hier anmelden.

 

  • Halten SIe einen Einsatz von Teams im Homeschooling einer 1. Klasse für sinnvoll?
    Ich kann mir vorstellen, dass MS Teams Schüler/innen in der 1. Klasse überfordert. Persönlich denke ich, dass die Eltern stark eingebunden sein sollten um gemeinsam mit den Schüler/innen Teams zu benutzen. Ein Erfahrungsaustausch mit Grundschulen, die MS Teams einsetzen könnte hilfreich sein. Sprechen Sie mich an, damit ich Ihnen entsprechende Kontakte herstellen kann. (hildebrand@certnet.de).

 

  • Ich möchte, dass eine Datei, die ich im Team hochlade nicht verändert werden kann. Was muss ich tun? Nur als PDF-Datei hochladen?
    Nein, Sie können die Rechte der Datei im SharePoint festlegen. Wählen Sie im entspr. Kanal den Menüpunkt Dateien aus. Markieren Sie die gewünschte Datei und wählen Sie In Sharepoint öffnen aus. Markieren Sie die Datei in SharePoint, wählen Sie dann (oben, rechts) Detailbereich öffnen aus. Unter Hat Zugriff können Sie den Zugriff auf die Datei verwalten.

 

  • Ich habe ein Team erstellt und möchte über mein OneDrive Zugriff auf die Team-Dateien . Was muss ich beachten?
    Über SharePoint (Kanal wählen, Dateien auswählen, In SharePoint öffnen) können Sie Dateien und Ordner auswählen und dann im Menü Synchronisieren klicken (folgen Sie dann den Anweisungen).

 

  • Wie kann ich (ich bin kein Admin) mit Personen aus anderen Schulen, ergo anderen Organisationen und teils anderen Lizenzmodellen ein Team zum gemeinsamen Erarbeiten von Unterrichtsinhalten bilden? Die Gasteinladung per E-Mail oder auch per Link funktioniert leider nicht. Es ist zwar von meiner Seite aus freigeschaltet, doch klicken die Kollegen auf den Link aus der Einladungsmail auf den Link passiert nichts.
    Grundsätzlich muss die Teilnahme an Teams zwischen externen Organisationen immer von allen Seiten zugelassen werden. Das kann nur der oder die Administrator/in des entsprechendem Tenants (Office 365-Umgebung). Das bedeutet, dass auch die Person, die eingeladen wird das Recht zur Teilnahme erhalten haben muss.

 

  • Ich habe mir vor Jahren ganz bewusst einen Bildschirm/Computer ohne Kamera und Mikrofon ausgesucht. Kann ich Teams trotzdem nutzen (evtl. mit einer Dokumentenkamera?) oder ist die Anschaffung einer Kamera notwendig?
    Sie können an einer MS Teams-Besprechung auch per Telefon teilnehmen (sofern die einladende Person eine MS Office 365 A5-Lizenz erworben hat), natürlich ohne an den visuellen Möglichkeiten teilzuhaben. Die Chat-Funktion mithilfe der Tastatur steht ebenfalls zur Verfügung. Für die vollumfängliche Nutzung ist eine Cam mit einem Mikrofon unumgänglich. Mittlerweile sind einfache Geräte (Cam inkl. Mikrofon) bereits für unter 15 € erhältlich. Ich empfehle die Anschaffung. Ob Ihre Dokumentenkamera für MS Teams einsetzbar ist, kann ich Ihnen leider nicht sagen.

 

  • Brauche ich bei mehreren Einsatzschulen für jede Schule einen eigenen Login oder ist es möglich, dass ich gleichzeitig in zwei Organisationen mit einem Login bin? Oder zwischen den verschiedenen Log-Ins ganz leicht wechseln kann, sowie es oft bei E-Mail-Programmen möglich ist.
    Wenn Sie für mehrere Tenants (MS Office 365 Umgebungen) Zugänge nutzen, benötigen Sie mehrere Zugänge. Eine einfache Möglichkeit ist das Öffnen (Anmelden) jedes Zugangs in einem extra Browserfenster. Die Browserfenster sollten sich dabei jedoch in einem geschützten Modus befinden. Im Menü des Browser (oft 3 Punkte oder 3 Striche oben rechts im Browserfenster) finden Sie dann Neues InPrivate-Fenster (Microsoft Edge), Neues privates Fenster (Firefox) oder Neues Inkognito-Fenster (Google Chrome). Sie können mehrere dieser Fenster öffnen und sich mit unterschiedlichen Benutzernamen gleichzeitig anmelden.